Plan de Acción y Estrategia Comercial

MDY Puerto Vallarta Centro (Julio 2025)

Sistema Comercial

Para lograr una absorción de 3 unidades mensuales en MDY Puerto Vallarta Centro a partir del 1 de julio de 2025, se implementará un Sistema Comercial estructurado con protocolos claros y herramientas de seguimiento. La falta de estructura previa ocasionó pérdidas de oportunidades y poca trazabilidad; por ello, ahora se documentarán por escrito los procesos y se capacitará al equipo para su cumplimiento. Los elementos clave del Sistema Comercial incluyen:

Protocolos de Atención al Cliente: Definir un protocolo de contacto inicial que estandarice cómo y cuándo se atienden las consultas entrantes (vía teléfono, email, WhatsApp, redes sociales, etc.) y establecer tiempos de respuesta máximos para cada canal. Por ejemplo, todo lead nuevo debe recibir respuesta en < 5 minutos durante horario laboral, aprovechando que responder dentro de los primeros 5 minutos multiplica por 10 la probabilidad de conectar con el cliente frente a esperar 10 minutos. Esto es crítico, ya que los vendedores que responden primero a un lead pueden captar hasta el 50% de las ventas. Se implementará un “speed-to-lead” riguroso: alertas inmediatas al equipo comercial (vía CRM y móvil) y un script de primera respuesta para brindar información inicial y agendar seguimiento.
Proceso de Venta Estructurado: Implementación de un flujo de ventas con etapas definidas desde el registro del lead hasta el cierre de la venta. Cada etapa (ej. Lead nuevo → Lead calificado → Visita/Presentación → Negociación → Cierre/Reserva → Firma) contará con criterios claros de avance y acciones específicas a realizar. Este pipeline estará diagramado y documentado en el Manual de Ventas, incluyendo cómo manejar visitas al showroom, presentación de unidades, gestión de objeciones y seguimiento de cada prospecto. Un proceso de ventas bien definido permitirá un seguimiento eficaz de las oportunidades y consistencia en la atención.
Tiempos de Seguimiento y Trazabilidad: Además de la respuesta inicial veloz, se establecerán estándares de seguimiento (ej. contactar de nuevo a las 24 horas tras una visita, envío de propuestas por escrito en <48h, etc.). Todos los puntos de contacto quedarán registrados en el CRM para asegurar trazabilidad completa – cada llamada, email o reunión se documentará, evitando que algún prospecto “caiga en el olvido”. Sin procesos bien definidos y medibles, es imposible mantener estándares de calidad ni detectar áreas de mejora, por lo que este sistema permitirá medir conversiones por etapa, tiempos de venta y razones de pérdidas para retroalimentación continua.
Protocolos de Comunicación Multicanal: Uso integrado de canales de comunicación según preferencia del cliente: teléfono, email, WhatsApp e incluso chat en vivo en la web. Se definirá guiones y templates para cada canal, manteniendo un tono homogéneo y mensaje de valor consistente (enfatizando los atributos de MDY). Por ejemplo, un protocolo indicará que tras un formulario web, el primer contacto puede ser vía WhatsApp dentro de los 5 min (presentándose y compartiendo brochure digital), seguido de llamada telefónica para calificar al lead en las siguientes 2 horas. Si el cliente proviene de un canal específico (p.ej. campaña para expatriados en Facebook), el mensaje inicial se personalizará a sus intereses.
Manual de Ventas y Capacitación: Se creará un Manual Comercial detallado que recopile todos los protocolos, pasos del proceso de venta, formatos de seguimiento y mejores prácticas. Este manual servirá para capacitar al equipo de ventas con sesiones iniciales intensivas en julio, y capacitación continua mensual. No basta con entregar un documento: se programará tiempo para explicar el porqué de cada protocolo y practicar su ejecución. El Gerente Comercial (Emmanuel Hermosillo) liderará talleres de role-play donde los asesores practiquen desde la llamada inicial hasta el cierre, asegurando que entiendan y adopten el nuevo sistema. La capacitación también abordará la atención bilingüe y sensibilidad cultural, dado que muchos prospectos serán extranjeros o de diversos perfiles (Expats, comunidad LGBT+, etc.).

Este Sistema Comercial aportará la estructura y disciplina que antes faltaba, permitiendo medir resultados y rendir cuentas. Al estandarizar la atención y hacer seguimiento puntal en CRM, podremos detectar cuellos de botella, mejorar continuamente y garantizar que cada lead generado reciba un trato profesional y consistente – base fundamental para alcanzar la meta de 3 ventas mensuales.

Implementación de HubSpot

Como parte medular de la estrategia, se implementará HubSpot CRM para soportar el nuevo sistema comercial, integrando marketing y ventas en una sola plataforma. La implementación iniciará el 1 de julio de 2025 con un onboarding formal y deberá estar operativa durante el primer mes. Las acciones a realizar incluyen:

Onboarding y Configuración Inicial: Se realizará una reunión de arranque con todos los involucrados (Emmanuel – Dir. Comercial, Bob Calderón – Dir. Marketing, Chris – Agent Manager Bahía de Banderas, Diana – Agent Manager Interior) para alinear objetivos y procesos clave que el CRM debe reflejar. En esta sesión se definirán las principales necesidades de MDY: gestión de leads desde marketing digital, seguimiento de oportunidades de venta, y reporte de ventas/marketing. Con apoyo interno o de un partner de HubSpot, se elaborará un plan de trabajo con cronograma: configuración en la primera semana de julio, migración de datos en la segunda, pruebas en la tercera y go-live a finales de mes.
Adaptación de la Estructura a MDY: El CRM se personalizará para reflejar el pipeline de ventas específico de MDY. Se crearán pipelines y etapas de negociación acorde al proceso definido (por ejemplo: Lead, Prospecto Calificado, Visita Programada, Reserva, Cierre), identificando qué información (propiedades del deal) se requiere en cada etapa. Cada oportunidad contará con campos personalizados relevantes al negocio inmobiliario (tipo de unidad de interés, presupuesto del cliente, fecha estimada de cierre, etc.). Un proceso de ventas estructurado en HubSpot asegurará que los vendedores dispongan de la información necesaria en cada punto y que ninguna oportunidad se quede sin seguimiento.
Migración de Datos: Si existe una base previa de prospectos (por ejemplo, contactos obtenidos antes del 2025), se llevará a cabo la migración a HubSpot. Previamente, se depurarán los datos: solo se transferirán contactos limpios, de calidad y actualizados, homologando campos para mantener consistencia. Esto evita arrastrar información obsoleta y asegura que el equipo comience con datos confiables. Si no hay CRM previo, se alimentará HubSpot desde cero con todos los leads generados por las nuevas campañas a partir de julio.
Integración con Marketing Digital: HubSpot actuará como puente entre marketing y ventas. Se configurarán formularios web y landing pages de campaña dentro de HubSpot para que cada registro de interesado entre directamente al CRM con su fuente identificada (Facebook Ads, Google, evento, etc.). También se integrará el tracking code de HubSpot en la página web del proyecto y en páginas de aterrizaje para captar datos de navegación, habilitando el lead scoring según interacción. Asimismo, HubSpot se conectará con las cuentas de anuncios digitales (Facebook, Google) para importar automáticamente los leads de campañas de generación de clientes potenciales. La integración permitirá también automatizar email nurturing: por ejemplo, un interesado que no responde después de una visita recibirá correos periódicos con contenido relevante del proyecto (amenidades, avances de obra, etc.), utilizando las herramientas de Marketing Hub (secuencias de email, workflows) para mantener caliente al lead. Bob Calderón liderará la coordinación de marketing automation, garantizando que toda campaña digital esté sincronizada con el CRM (UTMs, tracking de conversiones, etc.).
Automatización y Protocolos en CRM: Se aprovecharán las funcionalidades de HubSpot Sales Hub para eficientar la operación comercial. Se crearán tareas y secuencias automáticas para el equipo de ventas: por ejemplo, al ingresar un lead nuevo se asignará automáticamente al agente correspondiente (según reglas, p.ej. leads locales a Chris, nacionales a Diana) y el sistema generará tareas de seguimiento (llamar en 5 min, enviar brochure, etc.). También se implementarán plantillas de correo y documentos dentro de HubSpot para respuestas frecuentes, cotizaciones y presentaciones, asegurando mensajes homogéneos. Los playbooks de HubSpot se configurarán con guiones de venta y manejo de objeciones para consulta rápida por los asesores. Otra función a implementar es el chat en vivo/chatbot en la web del desarrollo, integrado a HubSpot Conversations, para atender consultas en tiempo real y capturar esos prospectos en el CRM. Todo esto sumará a los protocolos del sistema comercial, reforzando tiempos de respuesta rápidos y seguimiento consistente (HubSpot notificará cada vez que un lead abra un email o interactúe, permitiendo al agente responder oportunamente).
Dashboards y Reportes: Se configurarán reportes y tableros personalizados en HubSpot para monitorear los KPIs clave: número de leads captados por fuente, tasa de conversión por etapa, tiempo promedio de respuesta, ventas mensuales, etc. Se crearán dashboards ejecutivos para dirección (Emmanuel y Bob) y dashboards operativos para los agentes, que muestren su pipeline y tareas diarias. La capacidad de medir resultados en tiempo real permitirá ajustar tácticas sobre la marcha. Por ejemplo, si en julio se observa que pocos leads avanzan a visita, se podrá intervenir con re-entrenamiento o mejoras en el discurso. HubSpot Reports facilitará visualizar todos estos datos en un solo lugar para toma de decisiones informada.
Capacitación de Equipos: Una vez configurado el sistema, se llevará a cabo el entrenamiento intensivo de los equipos de ventas y marketing en el uso de HubSpot. Se planificarán sesiones de capacitación (incluso antes del go-live y justo después) cubriendo desde lo básico de navegación hasta las funcionalidades específicas adaptadas a MDY. La formación será personalizada, usando ejemplos reales del proceso de MDY para que los usuarios practiquen: cómo registrar un nuevo lead, actualizar el estatus tras una llamada, programar recordatorios, etc. Se garantizará que todos (Emmanuel, Chris, Diana y sus equipos, así como Bob y marketing) sepan aprovechar la herramienta al máximo desde el día uno. Además, se nombrará un “campeón de CRM” (posiblemente Emmanuel o alguien designado) que dé soporte interno a los demás, resolviendo dudas y asegurando el cumplimiento de la adopción. HubSpot será la columna vertebral para dar trazabilidad a cada oportunidad y evitar repetir los errores pasados de seguimiento deficiente.

En resumen, la implementación de HubSpot integrará las operaciones comerciales y de marketing, proporcionando la infraestructura para un proceso de ventas disciplinado y medible. Con los datos centralizados y automatizaciones, el equipo podrá agilizar procesos, mejorar la captura/gestión de datos y aumentar la productividad general, todo enfocado en lograr las metas comerciales.